Gestion de la facturation en entreprise : règles, organisation et outils
La facturation en entreprise joue un rôle essentiel dans la relation commerciale. Chaque facture matérialise la vente d’un bien ou la réalisation d’une prestation de service et constitue un justificatif indispensable sur les plans fiscal et comptable. Pour assurer une gestion rigoureuse, il est nécessaire de maîtriser les règles légales, de structurer un processus interne efficace et d’utiliser des outils adaptés.
Ce guide propose une vue d’ensemble complète pour bien gérer la facturation en entreprise.
1. Quelles sont les obligations à respecter en matière de facturation ?
La facturation en entreprise est strictement encadrée par la loi. Les professionnels doivent respecter plusieurs obligations concernant l’émission, le contenu, la transmission et la conservation des factures.
1.1. Quand une facture est-elle obligatoire ?
Une entreprise est tenue d’émettre une facture dans les cas suivants :
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toute vente ou prestation réalisée pour un client professionnel ;
-
toute vente effectuée à distance ;
-
les ventes aux enchères de biens d’occasion, d’antiquité, de collection ou d’œuvres d’art ;
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les prestations de services à destination de particuliers dès que le montant atteint 25 € TTC, ou sur demande du client ;
-
toute vente réalisée pour un particulier qui réclame une facture.
Il est possible de confier la création des factures à un tiers par le biais d’un mandat, pratique courante dans la gestion de la facturation en entreprise.
1.2. À quel moment la facture doit-elle être émise ?
-
Pour les ventes de biens : la facture est généralement émise lors de l’acceptation de la commande ou au moment de la livraison si celle-ci intervient plus tard.
-
Pour les prestations de services : la facture est éditée dès la fin de la prestation.
Chaque facture doit être produite en deux exemplaires : un pour le client et un pour l’entreprise.
1.3. Format et transmission de la facture
La facturation en entreprise peut se faire :
-
en format papier,
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ou en format électronique, si des garanties d’authenticité et d’intégrité sont assurées.
Parmi les méthodes reconnues :
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signature électronique,
-
EDI (échange de données informatisées),
-
dispositifs internes permettant de tracer une piste d’audit fiable.
Une facture papier numérisée peut également être considérée comme électronique lorsque certaines conditions sont respectées.
1.4. Mentions obligatoires
Une facture doit comporter de nombreuses informations : identité de l’entreprise, identité du client, numéro unique, description de la vente, prix HT/TTC, taux de TVA, conditions de règlement…
L’oubli d’une seule mention peut entraîner des amendes importantes, d’où l’importance d’une gestion rigoureuse de la facturation en entreprise.
1.5. Utilisation d’un logiciel conforme (obligatoire depuis 2018)
Depuis le 1er janvier 2018, les logiciels de facturation doivent respecter quatre critères :
-
inaltérabilité,
-
sécurisation,
-
conservation,
-
archivage des données.
L’éditeur doit fournir une attestation ou un certificat de conformité. Cette obligation vise à sécuriser la facturation en entreprise et à lutter contre la fraude à la TVA.
1.6. Durées de conservation
Les factures doivent être conservées pendant :
-
5 ans pour la prescription civile,
-
10 ans au titre des obligations comptables,
-
6 ans pour les obligations fiscales.
Des dispositions spécifiques encadrent l’archivage numérique.
2. Comment structurer efficacement la facturation en entreprise ?
Mettre en place une organisation claire améliore la trésorerie et réduit les risques d’erreurs.
2.1. Identifier le moment déclencheur
Chaque entreprise doit définir le moment à partir duquel la facture doit être émise : livraison, fin de mission, validation de commande…
Une facturation en entreprise rapide permet d’accélérer les encaissements.
2.2. Formaliser un processus précis
Une bonne organisation passe par :
-
la définition des personnes habilitées à facturer ;
-
le choix du logiciel utilisé ;
-
la manière dont les informations transitent vers la personne responsable ;
-
les modalités d’envoi au client ;
-
la mise en place de contrôles internes.
2.3. Suivre les paiements et relancer les impayés
Un suivi rigoureux des règlements est indispensable. Il doit inclure :
-
un calendrier de relance,
-
des rappels amicaux,
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une relance formelle,
-
un contact direct,
-
et si besoin, une mise en demeure.
Segmenter les clients (particuliers, entreprises, récurrents…) permet aussi d’adapter les modalités de facturation en entreprise.
3. Pourquoi utiliser un logiciel de facturation ?
Un logiciel professionnel permet de :
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générer des modèles conformes et à jour ;
-
automatiser la numérotation ;
-
lier devis, bons de commande, acomptes et factures finales ;
-
transférer automatiquement les factures vers la comptabilité ;
-
suivre les paiements et relances.
Limites d’un tableur
Utiliser un tableur (ex. : Excel) pour la facturation en entreprise entraîne :
-
un manque d’automatisation,
-
un risque d’erreurs élevé,
-
l’absence de conformité légale,
-
l’impossibilité d’intégrer simplement les données comptables.
Depuis 2018, cette pratique n’est plus considérée comme conforme.
4. Les logiciels professionnels adaptés
Les éditeurs de solutions de facturation certifiées proposent des outils adaptés à de nombreux secteurs :
-
négoce / commerce : gestion des commandes, livraisons, stocks ;
-
bâtiment : devis, acomptes, situations de travaux.
Le plus efficace reste d’utiliser un logiciel comptable intégrant un module de facturation en entreprise, garantissant une mise à jour automatique des écritures comptables.
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